Fall eins: Du hast eine Firma oder arbeitest in einer, in der regelmäßig Aufgaben anfallen, die ein gewisses Maß an Gestaltung verlangen und merkst, dass in letzter Zeit dein Netzwerk von Gestaltern, nicht mehr funktioniert. Entweder liegt das dann daran, dass die Aufgaben komplexer geworden sind und die Koordination der einzelnen Gestaltungs-Gewerke einen Full-Time-Job bedeuten würde, der aktuell bei dir neben her läuft oder du arbeitest bereits mit einer Kommunikations-Agentur, die dir diese Koordinierung abnimmt und dich (bestenfalls) nur bei den wichtigen Entscheidungen ranlässt und ansonsten deine Interessen (funktional UND ökonomisch) vertritt, du aber merkst, dass mit zunehmender Anzahl von Aufgaben, die Kosten aus dem Ruder laufen. Die Aufgaben haben also ein gewisses Grundrauschen erreicht und du denkst darüber nach, ob sich die Gründung einer In-House Design-Abteilung lohnen würde.
Fall zwei: Du hast eine Kommunikations-Agentur und oben beschrieben Kunden, der dich zunehmend mit Aufgaben betraut, gleichzeitg dich aber den finanziellen Druck spüren lässt, der durch die zusätzlichen Aufgaben und das Controlling seitens der Firma hinter dem Ansprechpartner beim Kunden entsteht und sich verstärkt. Der Kunde spielt mehr und mehr mit dem Gedanken eine In-House Design Abteilung zu gründen und ist bei Besprechungen seit neuestem so komisch übertrieben, schon fast anbiedernd freundlich zu deinen Grafikern und Kreativen…
Grundsätzlich ist das ein Problem, dass man in allen Arbeitsbeziehungen kennt, in denen es gut läuft. Entweder, ist der Kunde von dem Anbieter begeistert und der Anbieter zeigt dem Kunden nach und nach weitere Möglichkeiten auf, was er für den Kunden tun kann, was der Kunde dankbar annimmt und die Zusammenarbeit baut sich aus, oder der Kunde weis schlicht, was er dem Anbieter an Arbeit abgeben kann und lagert alles an den Anbieter aus, was er nicht Inhouse erledigen möchte.
An einem gewissen Punkt ist die Masse und damit auch die Kosten der ausgelagerten Aufgaben so groß, dass sich Firmen die Frage nach der Effizienz solcher Modelle aufdrängt. Dann kommen i.d.R. zwei Modelle in Vergleich. Agentur und InHouse. Bei Gestaltungsaufgaben ist die Bandbreite der Aufgaben im Vergleich mit anderen Tätigkeiten, die man in einem Betrieb auslagern kann, relativ groß. Will man keinen eigenen Fuhrpark besitzen, least man halt einen. Will man kein eigenes HR-Marketing betreiben, arbeitet man mit Headhuntern zusammen und lohnt sich die Anschaffung einer Maschine nicht, kauft mal halt das fertige Halbzeug. Bei Designaufgaben ist das Spektrum an Spezialisten so groß, dass man etwa 10-15 Leute anstellen müsste um alles Inhouse erledigen zu können. Und selbst dann hätte man pro Disziplin nur einen Mitarbeiter, der die anstehenden Aufgaben vollumfänglich und professionell erledigen könnte. Da wäre dann eine Abteilung mit jeweils einem/einer, Web-Designer, UX-Designer, Grafiker, Marken-Beauftragter, Redakteur, Social-Media, Motion-Design, Screen-Design, Art-Direktion, Programmierer, Architekt, etc… und alle ihre Untergruppierungen. Das würde nicht nur sehr teuer werden, sondern auch große Langeweile (und damit schlechtes Personal) bedeuten, weil nie alle Disziplinen gleichmäßig gebraucht würden. 100% Inhouse lohnt sich also nur bei großen Unternehmen, die wissen was sie wollen und bereit sind eine ernst gemeinte Kreativ-Abteilung zu gründen (und zu finanzieren, was zunächst bedeutet pro Mitarbeiter ca.5000€ Hardware an zu schaffen – nein keine Rechner aus dem Pool!!!) und diese in der Firma auch so auf zu stellen, dass sie nicht von der Gunst der anderen Abteilungen abhängig sind. Ist die Designabteilung zu tief in die Firma verwoben, besteht die Gefahr des gefälligen Designs. Und nichts, wiederhole NICHTS ist langweiliger und damit bedeutungsloser als gefälliges Design. Wenns niemand Scheisse findet kann es auch niemand lieben. Das ist auch bei Helene Fischer so. Die ist ein gutes Beispiel für die perfekte Balance zwischen gähnend leerer Profillosigkeit und ins satirische überspitzer Glattheit, sodass Sie polarisiert. Chapeau! Am besten ist es, und das wird in Konzernen, die marken-zentrierte Unternehmensführung betreiben, den/die Head of Design als Teil der Geschäftsführung mit an der Spitze des Unternehmens zu verorten. So sind die Hierarchien klar und die Design-Abteilung kann sich darauf konzentrieren, das zu tun, was sie gut können: Innovative Lösungen für Probleme zu schaffen, die von den Meisten im Unternehmen noch nicht mal erkannt wurden, einfach weil das toolset von Designern ein anderes ist, als von z.B. einem Ingenieur. Oder wie Paul Watzlawik treffend formulierte: „Wer nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel“.
Solltest du also über In-House nachdenken, bitte nicht unterschätzen, viel Geld einplanen, als separate Unit am besten an der Geschäftsführung beteiligen, auf extreme Revierkämpfe und Anfeindungen seitens der anderen Silos gefasst sein und damit rechnen, dass das erste, was deine Kreativ-Abteilung macht, sich ein Netzwerk aus externen auf zu bauen, die dann beauftragt werden sollen.
Eine Alternative dazu ist das Agentur Modell. Hier braucht man in der Firma noch einen oder mehrere Design-Verantwortliche, die mit der Marketing-Abteilung Aufgaben erstellen und in Briefings für die Agenturen übersetzen und dann die Ergebnisse und Arbeiten der Agentur steuern und das ganze vor der Geschäftsleitung verantworten. Dieses Modell ist das gängige und altbewährte Mittel der Wahl für kleinere und mittlere Unternehmen, die sich keine eigenen Designer leisten können, oder die davon überzeugt sind, dass eine Agentur immer frischere Arbeiten abliefert, als eine In-House Agentur, die sich, so die Befürchtung, etwas zu bequem einrichtet und mit der Zeit der Innovationsgeist einschläft.
Nimmt man eine konkrete Aufgabe, z.B. ein neues Produkt wird gelauncht, die mehrere Disziplinen umfasst, wie eine online-Kampagne, Verpackungsdesign, Werbegrafik, Live-Kommunikation für die Aussendienstler, Infomaterial für die Kunden, etc… und vergleicht die Kosten von InHouse und Agentur ist eine Agentur ca.30% teurer. WENN! man eine stehende, funktionierende In-House Lösung hat. Wenn nicht, verhebt man sich in der Regel an den anstehenden Aufgaben oder löst die nicht optimal und dann wird aus billig ineffizient weil die Wirkung ausbleibt.
Ein Nachteil der Agenturen ist das oft langwierige hin und her, dass nicht selten aus Informationsverlust entsteht und der damit verbundene Geschwindigkeitsverlust.
Wer diesen Nachteil nicht haben will und genug Auslastung bei einer Agentur erzeugen kann, für den kommt der Einsatz eines OnSite-Teams in betracht. Eine Agentur entsendet das Team, das für einen bestimmten Kunden arbeitet ganz oder teilweise direkt in die Räumlichkeiten des Kunden um dort zu arbeiten und näher am Marketing und den entscheidenden Verantwortlichen dran zu sein. Dadurch erhält die Agentur einen besseren Zugriff auf die Ressourcen des Kunden (Personal, Intranet, Medien) und kann wesentlich schneller Arbeiten. Von Kundenseite ist die Anwesenheit der Agentur im Haus ein großer Schritt Richtung mehr Transparenz was die Entstehung der Arbeiten angeht. Der Persönliche Umgang von OnSite-Team und Kunde schafft im Idealfall ein Vertrauensverhältnis, dass eine reibungslosere Zusammenarbeit und damit bessere Ergebnisse produziert. Unterm Strich bekommt man eine externe-In-House Einheit, die bei Bedarf, kurzfristig zusätzliche Ressourcen aus der Agentur abrufen kann und so nicht erst nach Externen suchen und einen Workflow etablieren muss.